Các vấn đề cần làm rõ lúc thuê ngoài dịch vụ kế toán, thuế

“Về lâu dài, việc dùng các dịch vụ thuê ngoài trong giai đoạn kinh doanh là 1 bên ngoài đem tới lợi ích lớn cho nền kinh tế, vì mọi thứ sẽ được tiết kiệm và chi phí làm việc rẻ hơn rất nhiều”. Nắm rõ được xu hướng đó, nên 40% những doanh nghiệp vừa và nhỏ dùng dịch vụ kế toán.



Tuy là vậy nhưng hầu hết những giám đốc doanh nghiệp nhỏ ngày nay suy nghĩ 1 cách quá “đơn giản” rằng chỉ cần thuê người “khai thuế” là xong mà không biết rằng điều cốt yếu quan trọng hơn việc khai thuế là làm sổ sách kế toán, biên soạn những quy chế để kiện toàn thủ tục giải trình chi phí được trừ trước khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

Hơn nữa, chẳng phải cứ nộp xong báo cáo quyết toán thuế hàng năm là xong, mà còn phải đợi đến khi nào hoàn tất việc thanh rà soát thuế của cơ quan thuế rà soát mới thực sự “xong”. Việc này thường phát sinh sau 3-5 năm đối với doanh nghiệp nhỏ.

Có rất nhiều chủ doanh nghiệp không phân biệt được rạch ròi thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN và chỉ nhìn nhận chung chung là “thuế phải nộp” nên không tránh khỏi các nghi vấn “sao vừa nộp thuế xong lại nộp thuế” (Tức là mới nộp thuế GTGT, giờ lại nộp thuế TNCN hay TNDN tạm tính). Xin lý giải rằng, chỉ có thuế TNDN là thuế của doanh nghiệp do doanh nghiệp nộp tùy thuộc vào kết quả buôn bán (Lỗ/Lãi) trong năm tài chính, còn thuế GTGT và thuế TNCN là không phải của công ty mà chỉ là nghiệp vụ “khấu trừ” rồi nộp thay. Bản chất của khấu trừ thuế GTGT chỉ là doanh nghiệp “tạm ứng” chi phí nộp thuế rồi “kỳ vọng” thu lại được lúc bán hàng hóa ra. (Không đề cập đến những trường hợp cố tình gian lận và chiếm dụng thuế GTGT).

Không có biết đã có bao nhiêu doanh nghiệp ham dịch vụ kế toán giá rẻ, chỉ chú trọng đến việc “trốn thuế” mà sau ấy phải mắng và cái vã với nhau vì kết quả dịch vụ tồi tệ?

Để tránh lúng túng và không hiểu nhau trong việc kết hợp giữa hai bên công ty cần làm rõ các vấn đề sau:

1. Xác định loại hợp đồng dịch vụ kế toán thuế mà công ty dùng
Dịch vụ kế toán thuế trọn gói: Bao trọn gói toàn bộ thứ tự giấy tờ từ phát hành hóa đơn, giao dịch hành chính thuế, biên tập hóa đơn chứng từ, kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách kế toán thuế, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo quyết toán thuế (gồm cả thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân), kiện toàn hoàn thiện thủ tục chứng từ liên quan để bảo vệ số liệu về doanh thu, thu nhập và chi phí được trừ ghi nhận trong năm và cuối cùng là nghĩa vụ giải trình số liệu kế toán thuế lúc có quyết định thanh tra thuế. (Việc thanh tra thuế có thể xảy ra sau một đến 5 năm bắt đầu từ ngày kết thúc kỳ quyết toán thuế của năm hiện hành).

Dịch vụ kế toán thuế soát xét: Doanh nghiệp tự bố trí nhân sự biên tập giấy tờ, thực hiện giao dịch hành chính thuế, kê khai báo cáo thuế, ghi nhận sổ sách kế toán thuế . Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ soát xét, đánh giá lại tính trung thực, hợp lý, hợp lệ của những báo cáo cũng như hồ sơ chứng từ theo định kỳ Tháng/Quý/Năm (tùy theo thỏa thuận cụ thể). Có thể gồm việc giải đáp định hướng tổ chức công tác kế toán thuế hay không.

Dịch vụ quyết toán thuế (làm 1 lần trước kỳ quyết toán): doanh nghiệp tự kê khai báo cáo thuế hàng tháng/quý nhưng cuối năm vì lý do nào ấy chẳng thể hoặc có sự đổi thay nhân sự bất thường dẫn tới phải thuê dịch vụ quyết toán thuế một lần. Việc thuê dịch vụ loại này cũng có hai cách làm: phương pháp 1 là đơn vị cung cấp dịch vụ nhận số liệu kế toán tổng hợp và các tờ khai thuế trong năm đã thực hiện để lập báo cáo; cách thức 2 là đơn vị cung cấp dịch vụ phải ghi nhận lại toàn bộ số liệu nảy sinh trong cả năm tài chính rồi mới lập báo cáo quyết toán.

Dịch vụ khác theo vụ việc phát sinh như: hoàn thuế GTGT, tư vấn thuế vụ việc…



2. Những nội dung cần thương lượng
– Công ty thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế cần rõ ràng check-list công tác mà bên cung cấp dịch vụ phải làm thay cho doanh nghiệp mình. Liệt kê càng chi tiết càng tốt, ví dụ: (1). Thông báo phát hành hóa đơn; (2). Kê khai báo cáo thuế GTGT; (3). Kê khai báo cáo thuế TNCN; (4). Báo cáo tình hình dùng hóa đơn; (5). Giải trình / Phúc đáp với cơ quan thuế khi có vụ việc / giao dịch phát sinh; (6). Hạch toán nghiệp vụ kế toán thuế và in sổ sách kế toán thuế; (7). Lập báo cáo tài chính; (8). Giải đáp – biên soạn – hoàn thiện toàn bộ hồ sơ kế toán thuế (bao bao gồm các quy chế có liên quan theo luật định); (9). Lập báo cáo quyết toán thuế cuối năm; (10). Giải trình số liệu thanh tra thuế – điều khoản này có thể kèm theo phụ phí ngoài giá phí của hợp đồng.

– Tùy thuộc vào dạng thức của hợp đồng dịch vụ mà doanh nghiệp đề nghị thì có nội dung thỏa thuận sao cho phù hợp tại 2 mức “Làm thay” hay “Tư vấn soát xét” nhưng cần bảo đảm là phải đề nghị đủ các nội dung liệt kê ở trên.

– Nên đưa ra điều khoản: “Bên cung cấp dịch vụ kế toán thuế phải đảm bảo và chịu bổn phận bảo vệ thành công ít nhất 95% mức giá trị mức giá được trừ đã ghi nhận và lập trong báo cáo quyết toán thuế”.

– Nên yêu cầu có biên bản bàn giao giấy tờ, tài liệu cho các lần bàn giao hồ sơ tài liệu để thực hiện. Công ty đi thuê chỉ nên giao chứng từ và thủ tục dạng copy, không nên giao bản gốc.

– Nên nêu rõ trách nhiệm bên nào phụ trách việc nộp các tờ khai/báo cáo thuế kèm theo trách nhiệm bảo quản và kiểm soát hạn sử dụng của chữ ký số.

– Nên đề nghị bên cung cấp dịch vụ phải báo cáo nhanh bởi Email từng tháng/quý về các chỉ tiêu: Thuế GTGT còn được khấu trừ/hoặc phải nộp; Tổng doanh thu/Thu nhập chịu thuế; Tổng mức giá hợp lý hợp lệ có thể ghi nhận; giá trị thuế TNDN dự kiến trong kỳ và biện pháp cho kỳ kế tiếp.

– Cũng nên thỏa thuận trước về việc đơn vị có bao trọn gói dùng phần mềm kế toán hoặc không? Nếu có thì giả định lúc hợp đồng chấm dứt giữa chừng bản quyền phần mềm kế toán ấy có chuyển giao lại cho doanh nghiệp hoặc không? Có chuyển giao giữ liệu để công ty tiếp tục công tác kế toán thuế theo cách tự làm hoặc thuê nhà cung cấp khác?

3. Nội dung cần đề nghị từ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế
– In kết quả nộp báo cáo thuế, báo cáo nguồn vốn cho cả năm tài chính, đã có ký xác nhận (ký điện tử) của cả công ty và Tổng cục thuế.

– Xác nhận bằng văn bản hoặc email về những thông tin: Doanh thu, giá vốn, mức giá kiểm tra, thuế phải nộp, thời hạn nộp, nên làm gì trong năm kế tiếp để tối ưu thuế phải nộp.

– In ấn toàn bộ chứng từ, hồ sơ kế toán thuế, ghim kẹp với chứng từ gốc đóng thành từng quyển gọn gàng giao lại cho công ty ký và bảo quản.

– Bàn giao kèm theo tài liệu in là một bản mềm dạng file Excel tất cả những sổ sách, báo cáo, bảng kê, bảng tính, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán để công ty lưu trữ – đề phòng những rủi ro mất số liệu và chẳng thể giải trình lúc có đoàn thanh tra thuế.

P/s: Các đòi hỏi về chứng chỉ hành nghề chưa bao giờ là quan trọng so với “thực chất” nhà cung cấp dịch vụ làm gì? Đem tới lợi ích gì cho doanh nghiệp. Tuy là vậy nhưng, việc lựa chọn đối tác có đủ tư cách pháp lý (đại lý thuế, công ty dịch vụ kế toán) chưa bao giờ là thừa thãi.

Trụ sở chính Hoàn Cầu

Các chủ đề cùng chuyên mục: