Vào những ngày cuối năm, nhu cầu tổ chức sự kiện càng ngày càng nhiều. nè tiệc tất niên, tổng kết công ty, khen thưởng nhân viên,… Nó giống như một hoạt động thường niên và chẳng thể nào thiếu của doanh nghiệp. Để tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp có thể thuê ngoài hoặc tự tổ chức. Đối với một số doanh nghiệp tự tổ chức, điều khiến họ lo lắng nhất đó chính là quy trình. Vì chưa có nhiều kinh nghiệm nên luôn thắc mắc phải tổ chức sự kiện như thế nào cho hợp lý. Dưới đây là hướng dẫn các bước tổ chức sự kiện đúng chuẩn. Bạn có thể tham khảo và tổ chức cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem thêm: tổ chức sự kiện tphcm

Quy trình tổ chức sự kiện có thể chia làm 3 giai đoạn. Trước, trong và sau sự kiện. Các hoạt động cụ thể trong từng giai đoạn như sau:

Trước sự kiện:

- Tập hợp nhân lực tham dự tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân chủ nghĩa, bộ phận.
- khoảng địa điểm tổ chức sự kiện sao cho hiệp và tiện lợi cho người tham gia
- liên quan các dịch vụ liên hệ như thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, các vũ đoàn nhảy múa để tổ chức các tiết mục văn nghệ.
- Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
- Tổ chức công tác truyền thông, marketing cho sự kiện
- Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.
- Dàn dựng – lắp đặt.
- Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tổng duyệt chương trình…

Trong bất cứ sự kiện nào, nhiệm vụ của người quản lý là quan yếu nhất. Đây chính là người bao quát quơ các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Người quản lý sự kiện có nhiệm vụ cắt cử công việc, quy định hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu bổn phận điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự trù, làm bằng lòng người dự lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện
Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có trách nhiệm dọn dẹp các thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng để bàn giao cho bên thứ 3. Đồng thời quét dọn khu vực tổ chức để trả lại không gian cho người chủ.

Xem thêm: tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới

Đánh giá kết quả sự kiện

Sau khi hoàn tất thảy các công việc của sự kiện, người quản lý sự kiện có trách nhiệm tổng kết kết quả của sự kiện. Làm vắng gửi lên cấp trên để đánh giá chừng độ thành công của sự kiện. song song tính lương cho nhân sự tham gia hỗ trợ và thực thi sự kiện.